R&D 과제부터 B2B 매출까지, 업무 시간을 1/3로 줄인 사내 비즈니스 대시보드 만들기(with 구축비용 2만원 운영비용 200원)
- 7월 15일
- 6분 분량
안녕하세요. AIEEV Biz & Strategy Team입니다.
사업이 성장하면 매출만 늘어나는 것은 아닙니다. 고객사별 제안과 계약이 늘고, 견적서와 거래명세서를 작성하는 횟수도 많아집니다. 세금계산서 발급일과 입금 여부를 확인하고, 발행한 파일을 다시 찾아 전달하는 일도 함께 늘어납니다.
AIEEV도 B2B 프로젝트와 Air Cloud 플랫폼 사업이 함께 성장하면서 비슷한 변화를 겪었습니다. 고객사와 진행하는 PoC, 구축 프로젝트, 플랫폼 이용 건이 동시에 늘었고, 시기에 따라 한 달에 약 10~30건의 세금계산서를 작성하고 관리해야 할 정도로 매출 관련 업무가 많아졌습니다. 관리하고 있는 과제도 10건을 초과하여, R&D PM의 업무가 과중되고 있는 상황이었습니다.
사업이 잘되고 있다는 반가운 신호였지만, 관리 방식은 여전히 여러 엑셀과 Word 문서, 로컬 폴더에 나뉘어 있었습니다. 여기에 국책과제 예산과 증빙 문서까지 더해지면서 “어떤 문서를 누가 언제 발행했고, 어느 폴더에 저장했는지”를 확인하는 시간도 빠르게 늘어났습니다.
그래서 저희는 국책과제 전용 도구가 아니라, B2B 매출부터 플랫폼 지표, 매출 증빙, R&D 과제까지 비즈니스팀 전체가 함께 사용하는 사내 대시보드를 AI와 함께 직접 만들기 시작했습니다.
1. 일이 많아진 것은 반가웠지만, 업무 흐름은 연결되어 있지 않았습니다
처음에는 기존 엑셀을 조금 더 보기 좋게 정리하면 충분할 것이라고 생각했습니다. 하지만 실제로 살펴보니 문제의 중심은 파일 형식이 아니라 연결되지 않은 업무 흐름이었습니다.
영업 파이프라인의 예상 매출과 실제 수주 내역이 서로 다른 표에 있었습니다.
같은 고객사를 위해 견적서, 거래명세서, 공문을 각각 다시 작성해야 했습니다.
세금계산서 발급 대상, 발급일, 금액, 상태와 입금 여부를 별도로 확인해야 했습니다.
담당자가 바뀌면 발행 문서와 저장 폴더를 다시 찾는 데 시간이 걸렸습니다.
국책과제는 과제별 예산과 비목, 증빙 양식, 문서 순서가 모두 달랐습니다.
발행 문서가 늘어날수록 문서번호 중복과 누락 가능성도 커졌습니다.
특히 월 10~30건 수준의 세금계산서를 처리하기 시작하면, 한두 건을 기억에 의존해 관리하던 방식은 더 이상 통하지 않습니다. 견적 금액과 세금계산서 금액이 맞는지, 거래명세서가 함께 전달됐는지, 발급 이후 입금이 완료됐는지를 한 흐름에서 확인할 필요가 있었습니다.
저희가 필요했던 것은 새로운 표 하나가 아니라 영업 기회가 매출 문서와 실제 매출로 이어지고, 발행 이력까지 남는 운영 시스템이었습니다.
2. 비즈니스 전체를 네 개의 흐름으로 나눴습니다
대시보드는 실제 팀의 업무 순서에 맞춰 네 가지 흐름으로 구성했습니다.
첫째, B2B 프로젝트 파이프라인입니다. 프로젝트별 예상 매출, 진행 단계, 담당자와 마감일을 한 화면에서 확인하고, 단계별 프로젝트 수와 가중 매출을 함께 볼 수 있도록 했습니다. PoC, 제안, 계약 협의, 수주처럼 여러 건이 동시에 움직여도 현재 병목이 어디인지 빠르게 파악할 수 있습니다.
둘째, Air Cloud 플랫폼 지표입니다. 가입자 수, 조직 수, 활성 사용자, 결제 매출과 세금계산서 매출을 함께 확인하도록 구성했습니다. 플랫폼 내부 지표 API와 연결해 실사용 데이터를 불러오고, 웹사이트 방문자 지표도 함께 볼 수 있는 구조로 확장하고 있습니다.
셋째, B2B 매출 문서 발행입니다. 파이프라인의 딜이나 세금계산서 데이터를 선택하면 견적서, 거래명세서와 공문을 작성할 수 있습니다. 발행된 문서는 A4 PDF로 저장되고, 발행자·문서번호·수신처·파일명이 발행대장에 누적됩니다.
넷째, 국책과제 관리와 문서 발행입니다. 과제별 예산과 잔여예산을 확인하고, 비목을 선택하면 필요한 업무기안, 회의록, 출장신청서, 출장보고서, 지출결의서가 규칙에 맞춰 나타나도록 했습니다.
3. 견적서에서 세금계산서까지, 매출 문서를 하나의 데이터로 연결했습니다
기존에는 견적서를 작성한 뒤 계약이 진행되면 같은 고객사명과 품목, 금액을 거래명세서에 다시 입력해야 했습니다. 세금계산서를 발급할 때도 앞선 문서와 금액을 다시 대조했습니다. 문서가 월 몇 건일 때는 버틸 수 있지만, 월 10~30건으로 늘어나면 반복 입력 자체가 중요한 운영 리스크가 됩니다.
대시보드에서는 B2B 딜 또는 Air Cloud 세금계산서 건을 문서 대상으로 선택하면 기존 데이터를 문서 양식으로 가져옵니다. 견적서에서 작성한 항목은 거래명세서 초안으로 이어지고, 대표자 인장과 회사 정보도 정해진 위치에 자동 반영됩니다.
발행한 PDF는 고객사별 기존 저장 폴더에 정리됩니다. 폴더명이 조금 다르더라도 같은 고객사로 판단되면 새로운 폴더를 계속 만들지 않고 기존 폴더를 사용합니다. 여러 사람이 발행해도 발행대장에서 목록을 확인하고 파일을 다시 내려받을 수 있도록 했습니다.
세금계산서는 데이터 입력 화면에서 발급 대상과 금액, 상태를 관리하고, 외부 전자세금계산서 API를 통한 발급 요청과 발급 결과 조회 구조도 연결했습니다. 운영 전에는 테스트 모드로 검증하고, 실제 발급 단계에서는 담당자가 공급받는자 정보와 금액을 마지막으로 확인하도록 했습니다. 자동화의 목적은 승인 절차를 없애는 것이 아니라, 반복 입력과 발행 누락을 줄이는 데 있습니다.
그 결과 영업 파이프라인의 프로젝트가 견적서, 거래명세서, 세금계산서와 발행대장으로 이어지는 하나의 흐름을 갖게 됐습니다. 매출 건수가 늘어도 “이번 달에 무엇을 발급했고 무엇이 남았는지”를 사람의 기억에 의존하지 않게 된 것입니다.
4. 국책과제는 예산 조회부터 증빙 발행까지 연결했습니다
매출 문서와 별개로, 국책과제에는 과제마다 다른 운영 규칙이 있습니다. 업무추진비, 출장비, 연구활동비 등 비목에 따라 준비해야 하는 문서가 달라지고, 업무기안·회의록·지출결의서의 날짜 순서도 맞아야 합니다.
국책문서 화면에서는 과제와 비목을 선택하면 해당 비목에 필요한 문서만 나타납니다. 문서번호는 기존 발행 이력에 이어 누적되고, PDF는 과제별 폴더에 저장됩니다. 문서를 발행하면 발행대장과 잔여예산에도 반영되어 여러 사용자가 같은 상태를 확인할 수 있습니다.
이 기능을 통해 엑셀에서 잔여예산을 확인하고, Word 양식을 찾아 내용을 옮긴 뒤, 다시 폴더를 찾아 저장하던 과정을 하나의 화면으로 줄였습니다. 반복 서류 작업에 드는 시간은 기존 대비 체감상 약 1/3 수준으로 줄었고, 담당자는 금액과 증빙의 적정성을 검토하는 데 더 집중할 수 있게 됐습니다.
5. 문서 초안과 오늘의 업무 우선순위에는 Air API를 활용했습니다
증빙 문서에는 금액과 날짜처럼 규칙에 따라 입력되는 항목도 있지만, 출장 목적, 회의 내용, 업무 추진 배경처럼 매번 새로 작성해야 하는 서술형 항목도 있습니다.
국책문서뿐 아니라 B2B 문서에도 AIEEV의 Air API 를 연결했습니다. 사용자가 과제, 비목, 날짜와 핵심 목적을 입력하면 국책 증빙의 서술 초안을 만들고, B2B 문서에서는 견적서의 프로젝트 설명, 거래명세서의 품목 설명, 공문의 제목과 본문처럼 매번 새로 써야 하는 부분만 작성합니다. 담당자가 사실관계와 규정 적합성을 검토한 뒤 PDF를 발행하는 방식입니다.(한번 호출에 1원정도 듭니다!!)
대시보드 첫 화면에는 오늘의 Biz Brief 도 추가했습니다. 파이프라인의 마감 경과 딜, 세금계산서 발행·입금 상태, Air Cloud 사용자 지표, 국책과제 집행 현황을 한 번에 모은 뒤 Air API가 오늘 먼저 확인할 업무 세 가지의 순서를 고릅니다. 여러 화면을 차례로 열지 않아도 아침에 어디부터 확인할지 바로 볼 수 있습니다.
Air API는 오픈소스 AI 모델을 서버리스 API 형태로 제공하며 OpenAI 호환 인터페이스를 지원합니다. 덕분에 별도 GPU 서버를 구성하거나 모델을 직접 배포하지 않고도 기존 업무도구에 생성형 AI 기능을 연결할 수 있었습니다. API 키는 브라우저에 노출하지 않고 서버 환경변수로 관리했습니다.
AI가 날짜, 금액, 고객사, 문서번호, 참석자나 실제 성과를 임의로 바꾸지 않도록 생성 가능한 필드를 제한했습니다. Biz Brief의 금액과 건수도 대시보드가 원본 데이터로 직접 표시하고, Air API에는 미리 정의된 업무 유형의 우선순위만 선택하게 했습니다. 실제 결과가 입력되지 않은 경우에는 내용을 만들어내는 대신 “실제 결과 입력 필요”라고 남겨 담당자의 확인을 요청합니다. 현재처럼 짧은 문서 초안을 한 번 생성하는 호출은 Air Cloud 기준 약 1원 수준으로 운영할 수 있었습니다.
6. 대시보드를 만들며 확인한 세 가지
첫 번째, 성장은 운영 시스템을 함께 요구합니다. 매출과 고객이 늘어난 것은 좋은 일이지만, 문서 발행과 입금 확인이 사람 한 명의 기억에 의존하면 성장 속도를 따라가기 어렵습니다. 월 10~30건의 세금계산서를 안정적으로 처리하려면 데이터와 발행 이력이 먼저 연결돼야 했습니다.
두 번째, 화면보다 데이터 구조가 먼저였습니다. 고객사, 프로젝트, 견적, 거래명세, 세금계산서, 입금 상태의 관계를 먼저 정리해야 매출 흐름이 보였습니다. 국책과제도 과제, 비목, 문서유형, 날짜와 문서번호의 관계를 정의한 뒤에야 제대로 작동했습니다.
세 번째, AI는 실무자를 대체하기보다 검토에 집중하게 했습니다. 반복 문장과 문서 형식은 빠르게 만들되, 거래처 정보, 금액, 세금계산서 발급과 과제 규정은 사람이 마지막으로 확인하도록 했습니다.
7. 직접 만들어볼 분들을 위한 시작 프롬프트
비슷한 고민을 가진 팀이라면 아래 프롬프트를 회사 상황에 맞게 수정해 시작할 수 있습니다. 처음부터 모든 기능을 한 번에 만들기보다, 현재 사용 중인 엑셀과 문서 양식을 먼저 연결한 뒤 필요한 기능을 단계적으로 추가하는 편이 좋습니다.
우리 회사의 B2B 영업, 매출 문서, 플랫폼 지표, R&D 과제를 한곳에서 관리하는
사내 비즈니스 대시보드를 만들어줘.
필요한 화면
1. B2B 파이프라인: 고객사, 프로젝트, 예상금액, 영업단계, 담당자, 마감일,
단계별 건수와 가중 예상매출
2. 플랫폼 지표: 가입자, 활성 사용자, 결제매출, 세금계산서 매출
3. 데이터 입력: API로 가져오지 못하는 항목을 여러 사용자가 함께 입력하고 수정
4. B2B 문서: 견적서, 거래명세서, 공문을 A4 PDF로 발행하고 발행대장에 누적
5. R&D 과제: 과제별 예산과 잔여예산, 비목별 증빙 문서, 문서번호와 발행 이력
6. 오늘의 업무 브리핑: 마감 경과 딜, 미입금, 발행 대기, 예산 현황을 모아
먼저 확인할 업무 세 가지를 제안
구현 원칙
- 기존 엑셀, Word 양식과 폴더 구조를 먼저 분석해 최대한 그대로 활용할 것
- 금액, 날짜, 고객사, 문서번호는 AI가 생성하거나 변경하지 못하게 할 것
- AI는 설명 문장 초안과 미리 정의된 업무의 우선순위만 담당할 것
- API 키와 비밀번호는 브라우저 코드에 넣지 말고 서버 환경변수로 관리할 것
- 여러 사용자가 같은 데이터와 발행 이력을 볼 수 있게 공유 저장소를 사용할 것
- 로컬에서 기능과 A4 PDF를 검증한 뒤 Git에 커밋하고 운영 환경에 배포할 것
먼저 현재 파일과 데이터 구조를 분석하고, 가장 작은 동작 단위부터 구현해줘.
각 단계가 끝날 때 실제 화면, 저장 결과, 오류 여부를 검증해줘.
이 프롬프트는 완성된 ERP를 한 번에 주문하는 문장이 아니라, AI 코딩 도구와 실무자가 같은 요구사항을 보며 출발하기 위한 설계 메모에 가깝습니다. 회사의 실제 양식, 승인 규칙과 데이터 구조를 함께 제공할수록 결과가 구체적으로 맞아집니다.(저희도 틈틈히 계속 데이터랑 요구사항들을 주면서 지속적으로 발전시켜 나가고 있습니다!
마치며
이번 프로젝트는 거대한 ERP를 새로 만드는 데서 시작하지 않았습니다. “왜 같은 고객사와 금액을 여러 문서에 반복해서 입력해야 할까?”, “왜 매출 문서와 국책과제 증빙을 매번 다른 폴더에서 찾아야 할까?”라는 작지만 시간을 잡아먹는 반복 업무에서 출발했습니다.
현재 AIEEV의 사내 대시보드는 B2B 파이프라인, Air Cloud 플랫폼 지표, 견적서·거래명세서·공문, 세금계산서 발급과 발행 내역, 국책과제 예산과 증빙 문서를 하나의 업무 흐름으로 통합해가고 있습니다.
AI 코딩 도구는 실무 아이디어를 빠르게 작동하는 화면으로 옮겨줬고, Air API는 반복되는 문서 초안과 매일의 업무 우선순위 선정을 실제 업무 안에 넣을 수 있게 해주었습니다. 사업이 성장할수록 관리 업무도 함께 늘어나지만, 이제는 그 증가분을 단순 반복 업무가 아니라 데이터와 시스템으로 받아낼 수 있는 기반을 갖추게 됐습니다.
앞으로도 AIEEV는 자체 AI 인프라와 API를 실제 내부 업무에 먼저 적용하고, 그 과정에서 얻은 시행착오와 결과를 계속 공유하겠습니다.
Air API를 활용해 서비스나 내부 업무도구에 생성형 AI 기능을 연결하고 싶다면 아래에서 자세한 내용을 확인하실 수 있습니다.
- Air API 소개: https://www.aieev.com/post/air-api-is-now-live - Air Cloud 시작하기: https://ap-1.aieev.cloud:3007 - 문의하기: https://www.aieev.com/contact
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| Edited by Karen Kim
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